Superfrauen und -männer gesucht


Der Kostensenkungsdruck und die Chancen der Digitalisierung rücken die Beschaffungs- und Logistikexperten in den Spitälern immer mehr in den Fokus. Über die aktuellen Herausforderungen im Markt informiert der renommierte Einkaufsverband procure.ch.


▶ MARIO WALSER

Der seit Jahren andauernde Kostendruck im hiesigen Gesundheitswesen - politisch und medial zusätzlich befeuert - zwingt immer mehr Spitäler zu noch mehr Effizienz. Doch mit Kostenoptimierung alleine ist es nicht getan. Einen wichtigen Hebel, um Kosten zu optimieren, ist die Weiterentwicklung von Einkauf und Logistik in den Spitälern, denn trotz aller Einsparungsbemühungen muss die Versorgungssicherheit gewährleistet sein. Das Spektrum der zu beschaffenden Güter in einem Spital ist überaus breit. Eingekauft werden unter anderem Medikamente, medizinisches Verbrauchsmaterial, Implantate, Reinigungs-, Büro- und Hotelartikel, Versicherungs-, Marketing- und Beratungsdienstleistungen. Aber auch Investitionen in Anlagegüter wie Mobiliar, Geräte und Einrichtungen zählen dazu.

Die Hirslanden-Gruppe ist erstmalig eine grenzüberschreitende Einkaufskooperation mit einer deutschen Einkaufsorganisation eingegangen. Diese umfasst Medizinalprodukte, Verwaltungs- und Wirtschaftsbedarf sowie Investitionsgüter. Insgesamt sollen so etwa 25 Millionen Franken eingespart werden, fünf Millionen Franken alleine bei den Beschaffungskosten.

Freuen dürfte das den Schweizer Preisüberwacher. Stefan Meierhans empfiehlt den Spitälern schon seit längerem, ihre Bemühungen auf dem Gebiet der Zusammenarbeit und der Optimierung der Einkaufspolitik zu verstärken. Auch für Dieter Keusch, bis 2014 CEO des Kantonspitals in Baden (KSB), hat die Hirslanden-Gruppe hier einen richtigen Schritt getan: «Schweizweit besteht die Tendenz zu Einkaufsgemeinschaften, sei es mittels Kooperationen verschiedener Leistungserbringer, sei es durch Einkaufsorganisationen mit eigener Rechtspersönlichkeit. Die Vorteile liegen bei der Erzielung günstigerer Preise auf Grund des Skaleneffektes.» Das Bestell- und Abrechnungswesen könne so standardisiert, die Qualitätskontrollen breiter abgestützt – und die daraus folgenden Optimierungen leichter umgesetzt werden. Mit einer solchen Bündelung müsse nicht mehr jeder Einkäufer mit jedem Lieferanten zeitaufwändig verhandeln oder aufwändige Submissionen durchführen. Die Vorteile des Skaleneffektes werden, so Keusch, «jedoch nur erreicht, wenn die einzelnen Leistungserbringer bereit sind, die Produktepalette aufeinander abzustimmen und zu straffen. So lange jedes Spital oder gar jeder Operateur auf seinem eigenen Produkt beharrt, verpufft der angestrebte Effekt.»

Enge Zusammenarbeit mit den Medizinern
Um KPI, Warengruppenmanagement, SRM und andere Tools in einem Einkaufsverbund zu installieren, beziehungsweise zu integrieren, bedarf es eines gemeinsamen Nenners, und zwar nicht nur, wenn es um Kennzahlen geht, sondern auch bei den Produkten, die gemeinsam beschafft werden sollen. Gleichzeitig muss Rücksicht auf bestehende Strukturen genommen werden. Damit Kooperationen auch im Tagesgeschäft funktionieren, ist eine gute Absprache unabdingbar. Martin Gut, Leiter Beschaffung und Logistik bei der Spital STS AG in Thun, rät zudem, «die an den operativen Abläufen Beteiligten, wie die Ärzteschaft und das Personal, wenn möglich schon im Vorfeld zu involvieren». Alles andere führe meist zu anhaltendem Widerstand der Belegschaft und folglich zu Mehraufwand.

Einen intensiven Austausch mit Ärzten und medizinischem Personal erachtet auch Thomas Binz, Leiter Einkauf am Kantonsspital in Aarau (KSA), als grundlegend. Ein zeitgemäss aus- und weitergebildeter Beschaffungsprofi sei «nicht einfach nur in punkto Einkaufsfachwissen kompetent, sondern verfüge zugleich auch über ein sehr breites und tiefes Branchenwissen im Spitalbereich.»

Einkäufer als Allrounder
Kenntnisse einzig im Bereich Lieferanten- und Produktmarkt reichen also längst nicht mehr aus. Spital-Einkäufer müssen sich zu Allroundern entwickeln, die über Beschaffungsprozesse genauso Bescheid wissen, wie über finanzielle Kalkulation und medizinische Leistungen, diverse OP-Techniken, Normen, Qualitätsanforderungen und behördenseitige Regulierungen. Für Thomas Binz sind Beschaffungsprofis heute Margen- und Schnittstellenmanager, sowie Netzwerker, die alle Märkte und die sich darin tummelnden Stakeholder kennen müssen. Ein Anforderungsprofil, dass an die berühmte «eierlegende Wollmilchsau» erinnert. Wie wichtig solche Kenntnisse sind, zeigen auch behördenseitige Eingriffe wie beispielsweise von Swissmedic. Die Schweizer Aufsichtsbehörde für Arzneimittel und Medizinprodukte verfügte auch schon, minderwertige Produkte, die den geltenden regulatorischen Anforderungen nicht genügen, vom Markt zu nehmen.

Und weil der medizintechnische Fortschritt sich nicht um Landesgrenzen kümmert, ändern sich die Beschaffungsanforderungen auch für die hiesige Spitallandschaft immer wieder. Sicherheitsanforderungen müssen laufend überprüft und angepasst werden.

Kompetenzzentren für Beschaffung
Die seit Ende Mai 2017 gültige EU-Verordnung über Medizinprodukte (mit Inkraftsetzungsdatum Mitte 2020) beispielsweise erachtet Thomas Binz als «die fundamentalste Veränderung in der Industrie für Medizinalprodukte seit der Einführung der Fliessbandfertigung bei Ford». Wichtige Hersteller müssen ihre Produkte wohl in vielen Fällen neu zertifizieren, um die Risiken bei der Herstellung noch besser zu identifizieren und mindern zu können. Das wiederum bedeutet, dass auch die Schweiz ihr Medizinprodukterecht zu überarbeiten hat, und die EU-Bestimmungen übernehmen wird. Damit nicht genug: Mit seinem Entscheid vom 21. Februar dieses Jahres hat das Bundesgericht klargestellt, dass alle Listenspitäler (auch wenn sie als Aktiengesellschaft organisiert sind) der Submissionspflicht unterstellt sind und sich an die Regeln für öffentliche Ausschreibungen zu halten haben. Zuständig für die Umsetzung und das erforderliche Reporting sind die Kantone, die dies recht unterschiedlich handhaben. Diese Entwicklung erfordere, so Martin Gut, «in den Spitälern Kompetenzzentren für Beschaffungen (im oberschwelligen Bereich, ab 150 000 Schweizer Franken) einzurichten.»

Kulturschock für Quereinsteiger
Ein Artikel in der letztjährigen Beschaffungsbeilage der Handelszeitung weist darauf hin, dass in vielen Spitälern nachwievor ein Grossteil der Waren und Dienstleistungen am Einkauf vorbei beschafft werde. Dieser sei in zentrale Beschaffungsentscheide nicht eingebunden– und habe die Bestellungen lediglich abzuwickeln. Ursache für dieses sogenannte «Maverick-Buying» sei, dass Strukturen, Hierarchien und Kompetenzen in den Spitälern meist noch nicht so ausgerichtet sind, dass eine moderne Beschaffungsstrategie eingeführt, eine systematische Bedarfsplanung implementiert – und Hebel wie Produktstandardisierung, Bündelung und Kostentransparenz genutzt werden können. Einkäufer, die aus der Industrie in die Gesundheitsbranche wechseln, würden häufig einen Kulturschock erleben, da die Arbeitsweise teilweise Jahre hinter derjenigen in der Maschinenindustrie zurückliege. Diesen Befund bestätigt auch Martin Gut. Seines Erachtens geniesst der Einkauf im Spitalwesen noch nicht überall den ihm zustehenden Stellenwert. Eingekauft werde oft noch mehr angebotsorientiert, denn bedarfsorientiert. «Spitäler müssen lernen, ihre Bedürfnisse besser zu formulieren und auch die vorherrschenden Vermarktungs- und Vergütungsmodelle auf Seiten der Anbieter müssen immer wieder kritisch hinterfragt werden.» Innovationen werden, so Martin Gut, vor allem durch «intrinsisch motivierte Einkäufer, welche die Potenziale ausschöpfen wollen» vorangetrieben.

Motor Digitalisierung
Dabei ermöglicht die Digitalisierungswelle auch im Gesundheitswesen den Einsatz von neuen Technologien. In der Prävention, Diagnostik, Behandlung und Rehabilitation profitiert man bereits von den Segnungen des technologischen Wandels. Geht es um das eigene organisatorische Rückgrat, plagt man sich noch immer mit Materialbestellungen via Excel-Formular und per Fax herum. Dabei wäre es heutzutage ein Leichtes, mit einem modernen Materialwirtschaftssystem hier Abhilfe zu schaffen. Pflegefachkräfte beispielsweise können die Medikamentenabgabe am Patientenbett mittlerweile elektronisch erfassen, was bei kritischem Bestand automatisch eine Nachbestellung auslöst. Für Dieter Keusch ist zudem klar: «Im Interesse des Patientenwohls sind auch Massnahmen im Sinne der integrierten Versorgung anzustreben.» Betreibe beispielsweise eine Spitalapotheke gleichzeitig die Apotheke einer Rehaklinik oder einer Langzeitpflegeinstitution und stimme diese den Medikamentenkatalog entsprechend ab, bringe dies nicht nur wirtschaftliche Vorteile, sondern führe auch zu einer Qualitätsverbesserung. Im Verlaufe des Patientenpfades würden so auch unnötige Medikamentenwechsel verhindert.

Wie in jeder anderen Unternehmensfunktion, geht es auch im Einkauf darum, eine einheitliche Struktur zu schaffen und stabile Prozesse zu implementieren. Das beginnt bei der Stammdatenpflege und endet bei der Beschaffungsplanung. Nur wenn zentral beschafft wird, ist es möglich, die Performance der meist zahlreichen Hersteller und Lieferanten zu messen und zu steuern. Wichtige Kennzahlen lassen sich so im Nu darstellen und eine verlässliche Auskunft über die Performance des Einkaufs ist so jederzeit möglich.

Eine digitale, zukunftssichernde Beschaffung zu implementieren – das ist nur mit gut aus- und weitergebildeten Einkäuferinnen und Einkäufer machbar, die das Terrain für den Einkauf im Spitalwesen in Richtung 4.0 vorbereiten und unternehmensspezifische Lösungen umsetzen können. Hand hierfür bietet procure.ch. Der nationale Fachverband für Einkauf und Supply Management begleitet Einkaufsverantwortliche aus Industrie-, Handel und Dienstleistung sowie dem öffentlichen Beschaffungswesen auf ihrem Berufsweg.

procure.ch
Seit bald 60 Jahren stärkt der nationale Fachverband für Einkauf und Supply Management mit seinem Service- und Bildungsangebot den Einkauf innerhalb der Unternehmen und vertritt die Interessen der Einkaufsspezialisten in der Öffentlichkeit. Bei procure.ch vernetzen sich rund 1000 Firmen aus allen Wirtschaftssektoren und Branchen – vom KMU bis zum Konzern – sowie 500 Privatpersonen.

Einkaufsprofis aller Funktionsstufen profitieren von kontinuierlichen Weiterbildungs- und Vernetzungsmöglichkeiten, damit sie auch künftig im fordernden Berufsalltag bestehen – und ihren Beitrag zu einer erfolgreichen Marktposition ihrer Firma leisten können. Ihr eigenes Netzwerk können die Mitglieder beispielsweise an jährlich vier bis fünf Tagungen zu verschiedenen Fach- und Führungsthemen ausbauen. Oder an den über 40 regionalen Events in den sechs Verbandsregionen, die ausserdem einen vertieften Einblick in andere Beschaffungsorganisationen ermöglichen.

Als einzige nationale Organisation ist procure.ch offizieller Träger für die höhere Fachprüfung «Einkaufsleiter/-in mit eidg. Diplom» sowie für die Berufsprüfung «Einkaufsfachmann/-frau mit eidg. Fachausweis». Alle Mitglieder profitieren von Vorzugspreisen, wenn sie sich für eines der 60 Fach- und Führungseminare, einen der neun Bildungsgänge oder für ein Beratungsgespräch anmelden. Zwei neue Zertifikatskurse (seit 2019: «Digitale Transformation: Einkauf 4.0» sowie ab April 2020 «Spezialistin/Spezialist öffentliche Beschaffung») runden das Angebot ab.

Einkaufsmanager-Index:
Seit mehr als 20 Jahren ermittelt procure. ch in Zusammenarbeit mit der Credit Suisse den Einkaufsmanagerindex «PMI» (Purchasing Managers Index). Dieser gilt als wichtiger Frühindikator der Konjunkturentwicklung. Führungskräfte, Analysten und Wirtschaftsjournalisten schätzen den monatlich erscheinenden Index als verlässliches Prognoseinstrument.

Mario Walser leitet seit Mitte 2015 die Redaktion des «Procure Swiss Magazin». Das Fachmagazin des Schweizer Einkaufsverbandes procure.ch hat einen klaren Fokus auf Einkauf und Supply Management. Der studierte Politologe verfügt über langjährige Erfahrung in der Medien- und Öffentlichkeitsarbeit.



Best Partner für Kliniken, Spitäler und Heime 5 / 2019